對于辦會(huì)議的人來說，會(huì)場租賃是首要大事，若是碰上比較大型一些的會(huì)議，那么邀請客戶、合作伙伴，尤其是大型的，涉及全國各地的經(jīng)銷商或客戶時(shí)，必須找一個(gè)合適的會(huì)議場地，必要時(shí)還須搭建、裝飾等，因此或許你需要這樣一份會(huì)場租賃指南。

一、會(huì)議場地租賃的基本項(xiàng) 會(huì)議的時(shí)間、會(huì)議的地點(diǎn)、會(huì)議的規(guī)模是會(huì)議的基本項(xiàng)也是會(huì)議場地租賃的基本項(xiàng)。只有確認(rèn)了基本項(xiàng)之后才能根據(jù)這些基本的要求框架去大概范圍的尋找可以滿足會(huì)議要求的會(huì)議場地。

二、會(huì)議場地租賃的附屬要求 在確認(rèn)了大致可滿足會(huì)議要求的會(huì)場資源后，那就要開始篩選了。那么會(huì)議的附屬要求都有哪些呢？會(huì)場的尺寸、擺臺、形狀、層高、音響系統(tǒng)等等最終確認(rèn)了您的會(huì)場需求的條件。在您可選擇的大致范圍內(nèi)應(yīng)該又有很多不符合條件的場地資源被PASS掉了。

三、會(huì)議場地租賃的價(jià)格 價(jià)格往往在所有條件滿足會(huì)議需求之后起到了一個(gè)決定性的因素，但是在會(huì)議場地的租賃中。一定要注意價(jià)格的范疇及單位。按場計(jì)價(jià)和按天計(jì)價(jià)有本質(zhì)的區(qū)別，一般一場會(huì)議為4小時(shí)規(guī)定。大致約為半天。有的酒店一天是按三場計(jì)算的。所以一定要明晰酒店的會(huì)場計(jì)價(jià)單位。而一天的計(jì)算是包含了上午，下午以及晚上。計(jì)價(jià)單位明晰之后那就是場地供應(yīng)商所給予的搭建時(shí)間，一場會(huì)議的布置需要時(shí)間，而布置的時(shí)間是否免費(fèi)，收費(fèi)又收多少呢？所以只有在綜合比較了所有情況下的價(jià)格才是最終可以參考比對的價(jià)格哦，是不是已經(jīng)招到比較中意的場地啦。

四、會(huì)議場地租賃合同 在最終確定好會(huì)議場地后是不是要簽合同了，簽合同也是一門學(xué)問哦。一定要明晰所有之前確認(rèn)的項(xiàng)目以及價(jià)格，白紙黑字寫明。將結(jié)算帳號、結(jié)算方式和結(jié)算幣種也要寫清。包括酒店承諾給予的服務(wù)和會(huì)議場地免費(fèi)配套的設(shè)施都有什么。當(dāng)然大型的會(huì)議最好注明某一層面的場地方負(fù)責(zé)人是誰，以免會(huì)議進(jìn)行時(shí)出現(xiàn)問題找不到對口的人。

會(huì)議活動(dòng)成為商務(wù)活動(dòng)中重要的溝通方式，一場成功的會(huì)議需要更專業(yè)的人士以專業(yè)的角度組織和策劃才能完成。

本文轉(zhuǎn)載自策劃之家

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