“流程長，細(xì)節(jié)多，永遠(yuǎn)都不能說結(jié)束......”干過會議及活動的人都知道，這是 一個經(jīng)驗(yàn)值不斷被刷新的行業(yè)。

如何策劃并執(zhí)行一場優(yōu)秀的會議活動顯得極其重要，一個優(yōu)秀的會議活動包含了以下幾點(diǎn)：會議內(nèi)容精彩、會議目的實(shí)現(xiàn)、主辦方及參會者滿意、與會者愿意分享、媒體關(guān)注度高、承辦者未出差錯、會議IP美譽(yù)度高、傳播范圍廣?？偨Y(jié)的來說，優(yōu)秀的會議不但要有好的策劃還要有好的執(zhí)行。

【會議活動策劃方面“3W”參考】

一、為什么要開會？

這是著重解決一個會議活動的主辦方需求的問題。如今，活動不僅僅是為辦活動而辦活動，不同的活動類型不同的活動目的：

① 發(fā)布會：展示產(chǎn)品發(fā)布信息，提升企業(yè)自身實(shí)力；

 ② 經(jīng)銷商年會：向經(jīng)銷商展示企業(yè)實(shí)力，提振經(jīng)銷商信心，獎勵 優(yōu)秀經(jīng)銷商，鼓舞經(jīng)銷商士氣；

 ③ 企業(yè)內(nèi)部年會：加深員工對企業(yè)的感情，增進(jìn)員工之間的溝通 和交流增強(qiáng)員工之間的團(tuán)隊(duì)協(xié)作意識，創(chuàng)造企業(yè)內(nèi)積極向上的 工作氛圍；

 ④ 開業(yè)慶典：宣傳企業(yè)的知名度和美譽(yù)度，借助開業(yè)慶典獲得一 個良好的開端。

二、怎么才能辦好這場會？

這里著重解決會議活動的主辦方與參會者的體驗(yàn)問題：一個易于傳播的主題、雙方都有收獲的內(nèi)容、令人印象深刻的創(chuàng)意、恰到好處的流程，所有這些都是讓與會者有好的體驗(yàn)，才能回味無窮，津津樂道，自發(fā)傳播！

三、我們要為這塊會議活動做什么？

這里著重解決會議活動的執(zhí)行方最終呈現(xiàn)的效果及形式問題：

會場選址（預(yù)算、交通、硬件設(shè)施、服務(wù)水平、品牌匹配度等思考）

來賓接待（嘉賓邀請、發(fā)言準(zhǔn)備、參與流程的溝通、起居接送、參 會提醒、座席安排、禮品準(zhǔn)備的提前考慮）、氛圍營造（沿途外圍效果、舞美效果、前廳展示效果、簽到效果、 來賓互動裝置、留影區(qū)效果、服務(wù)人員安排等方案）

后勤保障（消防預(yù)案、醫(yī)療預(yù)案、安保預(yù)案、突發(fā)事件預(yù)案、天氣預(yù) 案、交通預(yù)案、就餐預(yù)案、流程特殊情況預(yù)案等風(fēng)險管理）

傳播推廣（事前預(yù)熱、事中采訪互動、視頻及圖文直播、事后曝光 長尾傳播等的媒體安排、流量采購等方案）。

【會議活動執(zhí)行方面】

一個好的會議及活動里統(tǒng)籌者是成功執(zhí)行的核心，負(fù)責(zé)組建好一個優(yōu)秀的執(zhí)行團(tuán)隊(duì)并安排找到符合預(yù)算要求的靠譜的供應(yīng)商。統(tǒng)籌者需在任何時候都不能忘記與客戶多做溝通，不當(dāng)甩手掌柜，不把成功的所有希望押寶在他人身上，事無巨細(xì)，必須在團(tuán)隊(duì)內(nèi)責(zé)任到人，盯到細(xì)節(jié)。

執(zhí)行的關(guān)鍵點(diǎn)：

①抓大放?。核械腻\上添花，是來自于平常的準(zhǔn)備，現(xiàn)場進(jìn)行中不要 臨場發(fā)揮。各種情況要抓大放小，穩(wěn)定優(yōu)先，解決關(guān)鍵問 題，次要問題如果有精力再處理。

②風(fēng)險管理：靈活應(yīng)對各種潛在的風(fēng)險，在前期，拆解各個環(huán)節(jié)，分析 關(guān)鍵要素，做預(yù)備方案，不斷演練，將問題重現(xiàn)，場景化， 然后設(shè)計(jì)解決方案，把風(fēng)險降到最低。

最后，希望承辦方能將所有的執(zhí)行細(xì)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)化，根據(jù)團(tuán)隊(duì)的特點(diǎn)打造屬于自已的標(biāo)準(zhǔn)化執(zhí)行手冊，不要只依靠個體的能力；找到好的策劃和執(zhí)行工具，爭取事半功倍！

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